Patronlar daha azını mı istemeli? Toplantılar, mülakatlar kalkınca...

Hewlett-Packard'ın kurucu ortağı David Packard, 1995 yılında çalışma ortamlarına çok fazla şey katan ancak çok az çıktı alabilen şirket liderlerini yaklaşan bir tehlike hakkında uyarırken “Şirketler 'açlıktan' değil daha fazla 'hazımsızlıktan' dolayı ölüyor” ifadelerini kullanıyordu. Pek çok uzman Packard'ın sözlerine 27 yıl sonra bakınca söz konusu ifadelerin doğru olduğunu dile getirmekte. Peki bu “daha fazlası” dediğimiz şeyler neler?

İşyerinde uygulanan her şey doğası gereği kötü olmuyor elbette. Ancak liderler, işe alım süreçleri, performans analizleri, toplantılar, yazılımlar, kurallar ve şirket içi eğitimlerde disiplinsiz olduklarında ya da ipin ucu bir şekilde kaçtığında organizasyonlar çok daha karmaşık bir hale geliyor, çalışanlar bunalıyor, tükeniyor ve hatta bu durum yayıldıkça işe zarar veriyor.

MÜMKÜN OLDUĞU KADAR DAHA AZ ŞEY

Aslında başarının anahtarı mümkün olduğu kadar daha az şeyden geçmekte. Uzmanlar bunun zihnimizi temizlememize ve gerçekten neyin önemli olduğunu hatırlamamıza yardımcı olduğunu ifade ediyor. Daha az organizasyonel etkinlik ya da olay bir zaman yaratmakta; yaratıcı çalışmaya zemin hazırlarken yeni fikirlerin de doğmasına yardımcı olmakta.

Bu en nihayetinde bir sır da değil. Dünya çapında hizmet veren bağımsız denetim firması Deloitte, 2015'te buna yönelik bir çalışma yapmıştı. Şirketlerin; doldurulan formlar, düzenlenen toplantılar ve yapılan değerlendirmeler gibi performans yönetimine harcadığı zamanı hesaplayan araştırmada her yıl yaklaşık 2 milyon saat harcandığı ortaya çıktı.

Sayısız akademik makale ve vaka çalışması da bunun performansı, yeniliği ve refahı nasıl baltaladığını belgeliyor. Ancak bu bir alışkanlığa ve ezbere de dayanıyor. Virginia Üniversitesi'nden Gabrielle Adams ve meslektaşlarının yaptığı çalışma çerçevesinde bir üniversite rektörü, öğrencilerden, öğretim üyelerinden ve personelden iyileştirmeler için tavsiyeler istedi. Gelen önerilerin yalnızca yüzde 11'i bir şeyleri eksiltmenin gerekliliğini savunuyordu.

Bunun şirketler için ilk ve en ciddi örneğine Google'da imza atıldı. 2006'dan 2016'ya kadar şirketin insan kaynakları operasyonlarını yöneten Laszlo Bock, işe alımda şirketin uyguladığı sonsuz görüşmeler içeren mülakat süreçlerini baştan aşağı değiştirmeye karar verdi.

DÖRTTEN FAZLA GÖRÜŞME YAPILACAKSA...

Kural basitti: İK personeli, bir adayla dörtten fazla görüşme yapacaksa bunun için Bock'tan yazılı onay alınması gerekiyordu. Pek çok çalışan şirketin en tepesindeki isimlerden birinden yazılı onay almaya çalışmaya cesaret edemediler. Bu da süreçleri ciddi bir şekilde hızlandırdı. Laszlo Bock, “Hiyerarşinin gücünü iyi bir şey için kullanabileceğimi öğrendiğim ilk derslerden biri oldu” diyor.

İkinci örnek ise çıkartma oyunu. Yaklaşık 30 dakika süren oyun, tek bir soruyla başlıyor: “Organizasyonunuzda geçmişte kullanışlı olan ancak şu an ayak bağı olan şey nedir?”

Söz konusu oyunu altında çalışan 25 yöneticisiyle oynayan bir CEO, oyunun ortasında, zamanında beş ekip üyesini atadığı bir projeyi anında lağvettiğini anımsıyor.

Vietnam yeni Çin mi olacak? İkilemler, olumlu adımlar, fırsatlar...Dünya

Babson College'dan Rob Cross tarafından yapılan araştırma ise toplantılarla ilgili sorunu ortaya koyuyor. Araştırma, çalışanların toplantılar da dahil olmak üzere ortak çalışmaya ayırdıkları zamanın son yirmi yılda yüzde 50'den fazla arttığını ve işbirliğine dayalı aşırı yükün insanlara ve kuruluşlara zarar verdiğini gösteriyor. Pandemi ise durumu daha da kötüleştirdi. Harvard Business School'dan bir araştırma ekibi, yaklaşık 3.1 milyon çalışanı izledi ve pandemi sonrasında yüzde 13 daha fazla toplantıya katıldıklarını tespit etti.

TOPLANTILAR KALKINCA...

Work Innovation Lab'ın yöneticisi Rebecca Hinds, beş kişiden az kişiyle yapılan tüm toplantıları daimi olarak takvimlerinden kaldırdı. Hinds, ayda ortalama 11 saat tasarruf ettiklerini ve bunun da yılda yaklaşık 17 iş gününe denk geldiğini dile getiriyor. Mevcut uzun toplantıları da kısaltan Hinds, “30 dakikalık toplantılar 15 dakikaya, 60 dakikalık toplantılar ise 45 dakikaya çekildi. Çalışanlar genel olarak bu kazanılan zamanı toplantılar arasında molalar oluşturmak için kullandı” diye anlatıyor.

Bu azaltma fikrini hayata geçiren ve son kullanıcıyla tanıştıran isimlerin en önemlisi ise muhtemelen Steve Jobs. 1997'de Apple'a geri dönen Jobs, son kullanıcının aralarındaki farkı anlamakta zorlandığı pek çok modeli bir anda ortadan kaldırdı. 1998'in ortalarında ürün yelpazesinde yalnızca 4 farklı bilgisayar kalmıştı. Jobs'un da gösterdiği gibi, bazen bozuk bir organizasyonun ihtiyacı olan tam da budur. Azaltmak ve zaman kazanmak...

*WSJ, Deloitte, Harvard Business School, Harvard Business Review, Academy of Management Journal

Kaynak: Web Özel