Bu kadar e-mail'i nasıl yanıtlayacağım? 📧

Pandemi süresince evden çalışmaya geçenler için sosyal hayat WhatsApp'a iş hayatı ise tamamen e-maillere kaldı... Bir e-mail'i yanıtlamak için ideal süre nedir? E-mail yazarken nasıl bir üslup kullanılmalı?

17.04.2021 16:05 | Son Güncelleme : 17.04.2021 16:34

Derleyen: Haberglobal.com.tr

“Her gün yanıtlamam gereken e-mailleri düşünüyorum.” Doğru cevabı bir türlü bulamayan bir çalışan böyle diyor. Bazen yanıtlamak için gelen kutusuna yöneliyor ama maili okuduktan sonra cevap vermeyi tekrar erteliyor.

Pandemi ile birlikte pek çok insanın evden çalışmaya geçmesi e-mail’i 21. yüzyılda hiç olmadığı kadar önemli bir yere koydu.

40 yaşındaki Amerikan vatandaşı Meg Keene son bir yıldır hem çocuklarının evdeki eğitimi ile ilgileniyor aynı zamanda da uzaktan çalışıyor. “Beynimde daha çok sistem çalıştırdıkça sabit diskimde daha az yer kaldığını hissediyorum” diyen Keene iş yükünden dolayı her yeni e-mail geldiğinde cevap veremiyor ve kendi deyimi ile 'donakalıyor'.

Kişinin size attığı elektronik postanın içeriğinden memnun olduğunuzu çok fazla duygu belirtmeden nasıl ifade edersiniz? Bir maili ne kadar süre içinde yanıtlamalısınız? Ne zaman yanıtlarsanız kişiyi önemsediğinizi gösterir ama aynı zamanda da ondan gelecek maili sürekli beklemediğinizi fark ettirirsiniz? E-mail psikolojik savaşından galip çıkmanın yolu nedir?

'24 SAATİNİZ VAR'

Dijital iletişim üzerine çalışmalar yapan yazar Daniel Post Senning bir elektronik postaya cevap vermek için 24 saatimiz olduğunu bundan daha geç yanıtlamanın ise nezaket kurallarına karşı olduğunu aktarıyor.

Eğer e-mail’lerde verilen cevaplar karşılıklı olarak devam ediyorsa ‘daha samimi’ bir üslup kullanılması gerektiğini söyleyen Senning, “Bu daha sonra göndereceğiniz e-postalarda kişiye samimi olarak yaklaştığınızı gösterir” değerlendirmesinde bulundu.

Senning’in yorumuna göre SMS, tweet, Facebook bildirimi, haber alarmları gibi cep telefonumuzun her yönden istilaya uğradığı bir çağda elektronik posta, ‘gerçekten bağlılık isteyen resmi bir iletişim biçimi’ olarak karşımıza çıkıyor.

Texas Üniversitesi İşletme Fakültesi’nde sanal çalışma düzeni üzerine çalışmalarda bulunan Profesör Andrew Brodsky, “Bir insana yanlış anlayacağı bir şey söyleyebilirsiniz. E-mailde bu tartışmasızdır” diyor.

Brodsky’e göre bir elektronik postaya geç cevap verildiği zaman hata yapma payı artıyor.  

GÖNDERE BASTIKTAN 5 DAKİKA SONRA GÖNDERİYOR

Chigago’da yaşayan Avukat Karl Ostroski Outlook’ında yaptığı bir ayar ile maillerin o gönder tuşuna bastıktan 5 dakika sonra karşı tarafa gönderilmesine izin veriyor. Ostroski, “Gönder tuşuna basıyorum. Sonra diyorum ki ‘galiba bu üslubu beğenmedim’ siliyorum. Ve yeniden düzenleyip mailimi öyle gönderiyorum” değerlendirmesinde bulundu.

Daniel Post Senning’den e-mail yazım önerileri:

*Eğer bir e-mail hoşunuza gittiyse, “Şimdi günümü keyiflendirdin” veya “Bu harika” deyin. Bir kişi çok uzun bir e-mail ile sizi boğduysa, “İnanılmaz bir yazarsın, yeteneğine hayret ediyorum” ifadelerini kullanın.

*‘Teşekkür ederim’, ‘özür dilerim’, ‘afedersiniz’ gibi konuşma dilindeki kalıpları kullanmaktan kaçınmayın.

*Mailinizi kısa tutun. Uzun bir paragraf yazdığınızı hissettiğiniz an kısaltın, yapamıyorsanız telefona sarılın.

‘UMARIM İYİSİNDİR’

Bir de pandemi boyunca atılan e-maillerin olmazsa olmazı bir cümle var, ‘Umarım iyisindir’ veya ‘Umarım sağlığın yerindedir?’

Georgia State Üniversitesi’nden ‘E-mail’ kitabının yazarı İngilizce Profesörü Randy Malamud, “Covid-19’dan önce e-postalar biraz kaba ve ruhsuzdu” diyor. Malamud’a göre pandemi maillerinde yazılan ‘Umarım iyisindir’ kalıbı ile insanların gerçekten iyi olup olmadığını merak ediyoruz.

Yönetici koçu ve psikolog Lisa Orbe-Austin, “Çoğu insan Covid-19 hakkında havadan sudan konuşmalara girmek bile istemiyor” diyerek ‘Umarım iyisindir’ diye başlayan elektronik postalara eleştirel bir dille yaklaşıyor.

Orbe-Austin, “Eğer mail gönderdiğiniz kişinin hayatında gerçekten Covid’e ait bir şey varsa bunu sorabilirsiniz ama bence insanlar ‘Umarım iyisinizdir’i duymaktan sıkıldı” diyor.  

Bir yılı aşkın süredir insanlar arasında temas minimuma indiği için bazı kişiler işlerini yürütürken bir yandan e-mail ile sosyalleşme ihtiyaçlarını da gidermeye çalışıyor. Malamud, “İnsanlar elektronik postadaki üsluplarında sizinle ‘arkadaşlık’ kuracak bir tavır takınırlarsa onları geri itmeyin” değerlendirmesinde bulunuyor.

Kaynaklar: The Wall Street Journal, Huffington Post

Sıradaki Haber Yükleniyor