Bu kadar çok toplantı yapmanın bir anlamı var mı?
Kimse toplantıların büyük bir fanatiği değil ancak onlar olmadan da işlerin yürümediği gerçek. Peki neden bu kadar çok toplantı yapıyoruz? İşler başka türlü ilerlemediği için mi, yoksa biraz da konuşmayı mı seviyoruz?
Toplantı, toplantının toplantısı, toplantıya hazırlık toplantısı, toplantı sonrası toplantı. Zoom toplantısı, telefon toplantısı, birebir toplantı. İş dünyası toplantı konusunda doz aşımı yaşıyor. Kimilerine göre çoğu zaman kaybı, kimilerine göre ise planlı çalışmanın anahtarı toplantılardan geçiyor.
Türkiye’de profesyonel anlamda gerçekleştirilen iş toplantılarının geçmişi üzerine bir akademik araştırma bulmak güç ancak sözlü kültürün ağırlıklı olduğu Anadolu’daki sohbet toplantıları araştırmacıların ilgisini çekiyor.
“Türkiye'deki geleneksel sohbet toplantıları üzerine bir inceleme” isimli doktora tezinin sahibi Doktor Sagıp Atlı, Anadolu’nun farklı yerlerinde farklı gündemlerle halkın sosyalleşmek amacıyla bir araya geldiğini tespit etmiş. Bu çalışmaya göre İç Anadolu’da bir muhabbet gecesi kültüründen bahsetmek mümkün.
YÖNETİCİLER DE VERİMLİ BULMUYOR
Peki iş dünyası toplantıları nasıl? Gün içerisindeki toplantıların kaçı verimli oluyor? ABD’deki Kuzey Carolina Üniversitesi, çeşitli endüstrilerden 182 yönetici ile toplantı verimliliği üzerine bir anket gerçekleştirdi. Ankete katılan yöneticilerin yüzde 65’i toplantıların onları çalışmaktan alı koyduğunu, yüzde 71’i ise toplantıları verimsiz bulduklarını söyledi. Toplantıların verimsiz olduğunu düşünen insanların bir bölümü de tek bir kişinin sohbeti domine ettiğini düşünüyor.
ABD’de gereksiz toplantılar yüzünden şirketlerin gelirinin 37 milyar dolar azaldığı düşünülüyor. Ayrıca uzun toplantıların çalışanların şirkete bağlılıklarını etkilediği de varsayılıyor.
10 DAKİKA MİKRO TOPLANTI
Yahoo’nun eski CEO’su Marissa Mayer en fazla 10 dakika süren mikro toplantılar yapması ile nam salmıştı. İdeal toplantı süresini 25 dakika olarak ortaya koyanlar da var. Önemli olan odağı kaybetmemek ve konuşulacak konuları isabetli seçmek. Adını Fransız mühendis Maximilien Ringelmann’dan alan Ringelmann kurallarına göre; bir toplantı ne kadar az insan ile yapılırsa verimi o kadar yüksek olmakta.
Otter tarafından yapılan bir araştırmaya göre dünyada günde 11 milyon toplantı yapılıyor. 2008 yılından bu yana işletmelerin toplantılar için harcadığı süre yüzde 15 arttı. Orta kademe yöneticilerin vaktinin yüzde 35’inin toplantılarda geçtiği görülüyor.
SALGIN TOPLANTI SAYISINI ARTIRDI
Salgın ile birlikte hayatımıza giren uzaktan çalışmanın toplantı süresini yüzde 10 artırdığı düşünülüyor. Salgın öncesi haftada çalışan başına 5.9 toplantı düşerken salgın döneminde bu sayı 6.9’a yükseldi.
Çalışanlara göre toplantı yapmak için en kötü gün pazartesi, çalışanların yüzde 40’ı ise toplantı için en talihsiz günün Cuma olduğunu düşünüyor.
Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi’nden Profesör Ali Balcı’ya göre; iş hayatında toplantı demokratik yönetim biçiminin bir gereği olarak yorumlanmalı. Balcı, “Toplantı güzel ve etkili bir iletişimin aracıdır, çok sesliliği, farklılığı sağlamanın bir yoludur” ifadelerini kullanıyor.
Balcı etkili bir toplantı için oturma düzeninin U şeklinde veya dikdörtgen olması gerektiğini düşünüyor. Balcı’ya göre toplantılarda farklı tipte insan grupları görülebilir. Bunlar arasında ‘saldırgan’ olarak tanımlanan katılımcılar, diğer üyelere tepeden bakıp eleştirilere karşı tahammülsüz olabilirler.
Toplantıya zarar veren başka bir tavır ise ‘despot’ tiplerden geliyor. Bu tipler ‘baskı yaparak konuşuyor, hep söz istiyor ve grubun yönetimini ele almaya çalışıyorlar'.
Profesör Balcı’ya göre toplantılarda oynanan bazı oyunlar da var. Bunlardan bir tanesi ‘Ben ne müthiş bir insanım’ oyunu. Balcı’nın bu oyunu oynayan insanları tanımladığı ifadelerine kulak verelim:
🖊Günün mucizeleri: Yapılan sıradan işleri olağanüstü bir başarı olarak, adeta “mucize” olarak gösterme; hiçbir sorunu gündeme getirmeme söz konusudur.
🖊Ne güçlüklerle başardık: Bütün güçlüklerin nasıl yenildiği görüntüsü verilir; bütün zorluk ve tehlikelerin nasıl başarıyla atlatıldığı anlatılır; " benden iyisi yoktur” izlenimi verilir.
🖊Ne kadar sıkı çalışıyoruz: Ter döküldüğü, eziyet çekildiği, başarıya ulaşmak için durmadan gece gündüz her şeyin feda edilerek çalışıldığı izlenimini verme, daha doğrusu böyle görünmedir.
🖊Halının altına süpürmek: Sorunları çözmek yerine başarı ile saklamaktır.
Kaynaklar: “Türkiye'deki geleneksel sohbet toplantıları üzerine bir inceleme” (Atlı), Forbes, Otter, Toplantı Yönetimi (Balcı), Haberglobal.com.tr
Kaynak: Web Özel